Einige Unternehmen haben sich bereits auf eine mögliche Influenza-Pandemie vorbereitet, seit die Vogelgrippe 2006 große Medienpräsenz zeigte. Vor allem international tätige Großunternehmen, Krankenhäuser und Versicherungen gehörten zu den ersten, die sich dem Thema Pandemieplanung widmeten. Viele Unternehmen, häufig KMUs, haben aber dem Thema Pandemie bislang wenig Beachtung geschenkt und auf der Pendenzenliste weit unten erscheinen lassen. Es ist auch verständlich, da meistens die Kapazitäten oder Ressourcen dazu fehlen.
Krisen kündigen sich an
Im April 2009 wurde eine Häufung von ungewöhnlichen Grippe-Fällen in Mexiko verzeichnet. Mit zunehmender Ausbreitung erhöhte die WHO ihre Pandemiephasen für die Schweinegrippe A/ H1N1 von 4 auf 5. Am 11. Juni 2009 wurde dann offiziell die Pandemie, Phase 6 ausgerufen. Um der Sorgfaltspflicht als Arbeitgeber nachzukommen und die Geschäftskontinuität während einer Pandemie zu gewährleisten, müssen diverse Maßnahmen vor und während einer Pandemie geplant und umgesetzt werden. Die Erstellung dieses Maßnahmenkatalogs benötigt in der Regel eine Vorbereitungszeit von zwei bis drei Monaten. Aber auch wenn bislang die betriebliche Pandemieplanung zu kurz gekommen ist, kann man einige Sofortmaßnahmen ergreifen.
Sofortmaßnahmen sind möglich und sinnvoll
Als erstes ist es wichtig, einen Krisenstab zu etablieren und diesen zu aktiveren. Dieser definiert die dringlichsten Sofortmaßnahmen und trifft die wichtigsten Entscheidungen. Es ist wichtig, dass er regelmäßig tagt und stets den Überblick über die interne und externe Situation hat, um auf Veränderungen sofort reagieren zu können. Auch das Thema Schutzmaterial ist in aller Munde. Dies zeigt auch der aktuelle Ansturm auf die Lieferanten von Masken, seien es Hygienemasken, wie das Bundesamt für Gesundheit empfiehlt, oder die FFP2-Masken für Personen mit erhöhtem Risiko. Wenn eine Firma für die Arbeitnehmer Schutzmaterial besorgt, erfüllt sie einerseits die ihr übertragene Fürsorgepflicht und steigert das Vertrauen in den Arbeitgeber. Zudem kann die Wahrscheinlichkeit, dass sich die Mitarbeiter im Betrieb anstecken, gesenkt werden. Im Pandemiefall ist es wichtig, dass in den Nasszellen genügend Flüssigseife und Einwegpapiertücher zum Abtrocknen der Hände bereit stehen. Auch Handdesinfektionsmittel in handlichen Flaschen sind oft von Nutzen, sei es für zwischendurch oder wenn man Kontakt zu kontaminierten Oberflächen oder Mitmenschen hatte. Von mehreren Personen berührte Oberflächen wie Türklinken sollten regelmässig desinfiziert werden. Elektronische Geräte wie Telefonapparate oder Tastaturen sind mit materialverträglichen Mitteln zu desinfizieren. Als Schutzmaterial stehen im Pandemiefall je nach Branche auch andere Artikel zur Verfügung: Schutzbrillen, Handschuhe oder Plexiglasbarrieren. Mitarbeitern, welche dienstlich im Ausland zu tun haben, kann ein ganzes Reise-Kit, bestehend aus Handschuhen, Handdesinfektionsmittel und Hygienemasken mitgegeben werden. Wichtig ist dabei immer, dass die Mitarbeiter im Umgang mit dem Schutzmaterial entsprechend geschult werden. Das Thema Tamiflu – oder andere Medikamente gegen Grippe – wird bei den Firmen unterschiedlich gehandhabt. Manche legen sich via Betriebsarzt ein kleines Notfalllager an, das bei Verteilungsengpässen zum Zug kommen kann. Es darf aber nicht vergessen werden, dass es sich bei Tamiflu oder Relenza um rezeptpflichtige Medikamente handelt, die nur unter Aufsicht eines Arztes eingenommen werden dürfen. Auch verhindern sie die Grippe nicht. Selbst mit einfachen Verhaltensmaßnahmen kann die Virusübertragung und damit eine Ansteckung vermieden werden. Die sogenannten Social-Distancing-Maßnahmen zielen darauf ab, dass der nötige Abstand von mindestens 1,5 Metern zwischen den Menschen eingehalten wird. So können zum Beispiel die Arbeitsplätze weit genug auseinander gerückt werden oder flexible Arbeitszeiten eingeführt werden, um den Stoßzeiten im öffentlichen Verkehr mit großen Menschenansammlungen auszuweichen. Weitere Maßnahmen führen bis hin zur Schließung des Personalrestaurants.
Kommunikation ist entscheidend
Die Mitarbeiter müssen wissen, wie sie sich zu verhalten haben, wenn sie oder ihre Angehörigen erkranken. Am besten stellt man diese Informationen auf einem Merkblatt oder einer handlichen Broschüre zusammen. Zu den bedeutenden Aspekten in der Pandemieplanung gehört die Kommunikation. Es ist wichtig, dass man die Mitarbeiter zum Beispiel per E-Mail informiert, welche Maßnahmen man als Firma trifft und dass deshalb Panik vermieden werden sollte. Dazu ist es auch sinnvoll, dass jemand aus der Firma bestimmt wird, der regelmäßig die Medien und die Informationen von Gesundheitsbehörden verfolgt. Aber nicht nur gegenüber den Mitarbeitern sollte kommuniziert werden. Auch die anderen Akteure wie Lieferanten, Kunden oder Fremdmieter sind nicht zu vergessen. So sollte sichergestellt werden, dass Lieferanten, die die Räumlichkeiten des Unternehmens betreten, ebenfalls geschützt sind. Kunden könnte man Schutzmaterial anbieten, falls es unumgänglich ist, dass diese die Geschäftsfläche ungeschützt betreten. Bei gemeinsam genutzten Gebäudeteilen ergibt es Sinn, wenn man die Fremdmieter über die getroffenen Massnahmen in Kenntnis setzt, damit diese nachziehen können.
Sorglosigkeit ist fehl am Platz
Damit die Geschäftsprozesse aufrecht erhalten bleiben, müssen als erstes die internen Schlüsselfunktionen identifiziert werden. Dabei handelt es sich um diejenigen Personen, die für die Aufrechterhaltung der wichtigsten Geschäftsprozesse unabdingbar sind. Im schlimmsten Fall muss man davon ausgehen, dass bis zu 40% der Mitarbeiter erkranken und ausfallen. Wenn diese Schlüsselfunktionen ausfallen, würde der gesamte Geschäftsprozess zum Stillstand kommen. Damit dies nicht passiert, sollte für eine Stellvertretung gesorgt werden. Große Firmen definieren bis zu drei Stellvertreter pro Schlüsselfunktion. Mit der Festlegung der Schlüsselfunktionen geht auch eine Verzichtsplanung einher. Man erkennt, auf welche Prozesse vorübergehend im Pandemiefall verzichtet werden kann. Leute aus diesen Bereichen können dann ihre Arbeitskollegen in den prioritären Prozessen unterstützen. Vielleicht ist es auch denkbar, dass im Notfall auf ganze Standorte verzichtet wird. Dazu können im Vorfeld so genannte Triggerpunkte definiert werden, etwa: Ab einem Mitarbeiterausfall von 40 Prozent wird Standort B geschlossen. Man muss sich auch überlegen, wie sich die Pandemie auf die Nachfrage nach Gütern oder Dienstleistungen auswirkt. Vielleicht werden gewisse Dienstleistungen gar nicht mehr nachgefragt, dafür nimmt die Nachfrage in anderen Bereichen zu. Diese Überlegungen sind wichtig, um eine gute Verzichts- und Ressourcenplanung aufzustellen. Im Ereignisfall fehlen dafür oft die Zeit, die Grundlagen und der kühle Kopf. Ebenso wichtig wie die internen Schlüsselfunktionen sind die externen. Möglicherweise gibt es Lieferanten, auf die ein Unternehmen keinesfalls verzichten kann, vor allem bei Single-Sourcern oder jenen, die essenzielle Infrastruktur wie die IT unterhalten. Es ist abzuklären, wie sich diese für die Pandemie wappnen und ob sie ihre Aufträge auch im Pandemiefall erfüllen können. Dies gilt auch für andere Ressourcen und Materialien, ein Unternehmen benötigt. Gegebenenfalls sind die Verträge anzupassen oder man muss sich nach einem Ersatz umzuschauen. Mit einer ausführlichen Checkliste lassen sich Aktivitäten bezüglich Influenza-Pandemieplanung organisieren und abarbeiten.
Lernen aus der Krise
Auch wenn die Schweinegrippe glimpflicher verlaufen sollte als für die Vogelgrippe prophezeit wurde, so ist es doch wichtig sich auf eine Pandemie vorzubereiten. Stellvertreterregelungen und Redundanzen bei Lieferanten und Verzichtsplanungen geben einem Aufschluss über das Funktionieren des eigenen Geschäftes und können als Maßnahmen des Business Continuity Managements betrachtet werden. Und diese helfen dem Unternehmen weiter, ob es sich nun um eine HR-Krise handelt oder um ein anderes Szenario.
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